Nếu có cơ hội được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, bạn sẽ biết đến quy tắc Horenso trong làm việc nhóm. Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia. Nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp và hiệu quả. Cùng tìm hiểu quy tắc này có những điểm gì đặc sắc nhé. Horenso là gì? Horenso là từ viết tắt của ba chữ gồm: Houkoku: Báo cáo Renraku: Trao đổi Soudan: Bàn bạc
Nghĩa là trong công việc, cấp dưới phải báo cáo định kỳ cho cấp trên, thường xuyên bàn bạc, trao đổi với đồng nghiệp. Và cuối cùng là nhân viên phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm điều gì đó. Tóm lại Horenso nghĩa là nhân viên phải chủ động trong công việc.
1. Hokoku: Báo cáo
Báo cáo nhiệm vụ quan trọng đầu tiên trong phương pháp làm việc nhóm Horenso. Nếu không nhận được báo cáo từ bạn, cấp trên của bạn sẽ rất lo lắng, bởi không biết công việc của bạn đang diễn biến ra sao. Tốt nhất bạn nên chủ động báo cáo trước, đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn rằng: “Công việc thế nào rồi?”. Đó chính là điều sếp thích nhất ở cấp dưới của mình. Nhưng vấn đề là phải báo cáo điều gì, thời điểm và cách thức báo cáo như thế nào là đúng?
Thời điểm báo cáo:
Phương pháp báo cáo tốt:
Phương pháp báo cáo không tốt:
2. Renraku: Liên lạc
Dùng để chia sẻ thông tin với người trên cấp, đồng cấp, dưới cấp hoặc các bộ phận khác, giúp cho mọi người hoặc các bộ phận có thể phối hợp làm việc hiệu quả hơn.
Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc vì việc này luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì phải làm sao?
Hãy nói “xin lỗi”, đó chính là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. Ví dụ như: “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này…”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.
Phương pháp liên lạc tốt:
Phương pháp liên lạc không tốt:
Ngoài ra, cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc bản tin nội bộ công ty cũng là cách thức liên lạc tốt. Những công viêc liên quan tới cải tiến chất lượng công việc, rút kinh nghiệm lần sau… thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.
3. Sodan: Bàn bạc
Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.
Cách bàn bạc tốt:
Cách bàn bạc không tốt:
Bất kì tổ chức nào của Nhật Bản cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso, vì nó giúp ngăn ngừa rủi ro một cách có hệ thống nhất và hiệu quả nhất. Hãy áp dụng phương pháp này vào doanh nghiệp của bạn và phát triển chất lượng nguồn lực hơn nhé. Chúc bạn thành công.